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留
学
邮
件
在一切开始前，小K君先建议大家为自己的Kaplan学术之旅注册邮箱，虽然同学们在国内或许已经有了邮箱地址，但是可能会在收到学术信息的同时也会有广告或者其他信息包含其中，反而会耽误大家去寻找真正的信息。
并且要注意社团活动、考试信息、课程信息、缴费通知等内容，Kaplan新加坡都会用邮件来通知大家。所以同学们也一定要养成定期查看邮件的好习惯。
除此之外，编辑邮件也有这些需要注意哦：
1. 邮件标题
邮件标题的精髓就是：简明扼要
因为老师或者教职员工们每天都会收到大量邮件，所以同学们在发送邮件时，最好是在标题直接说明这封邮件的主题，方便老师或者相关人员在第一时间了解你发邮件的目的。或者如果在遇到紧急情况，希望收件人尽快回复邮件，也可以在邮件标题中表明事情的紧急情况。
2. 使用尊称
使用正确的称谓是对老师和教职员工的尊重，也是同学们礼貌的体现，有助于同学们建立良好的关系，提升师生之间的沟通效率。
如果对方是博士学位持有者：
Dear Dr. XXX
如果对方拥有教授/副教授头衔：
Dear Prof. XXX/Assoc. Prof. XXX
如果知道对方的姓名：
Dear Sir/Madam XXX
Dear Mr./Mrs./Ms. XXX
如果暂时不知道对方的姓名：
Dear Sir/Madam
Dear PM Team/ESA Team, etc.
3. 礼貌问候
在给老师或者教职员工发送邮件时，同学们通常需要在进入主题前进行寒暄。这样的表达有助于建立积极的沟通氛围，展示你对大家的尊重。
例如：
Hope this email finds you well.
I hope you had a good holiday/nice weekend.
4. 自我介绍
通常，在邮件中表示你的姓名、就读课程以及学号都有助于相关的收件人可以在系统中快读找到与你相关的信息，并对你进行协助。并且如果在后续的沟通中也方便老师和教职员工继续跟进，会让工作效率大大提升哦。
例如：
I'm XX, from XXX intake of XXX Programme. My CT Number is XXXXXXXX.
......
但是同学们一定要注意，与个人信息有关的内容一定要确认是学校的官方人员后再进行发送，不然会给不法分子可乘之机哦。
5. 正文内容及情况表述
在简单介绍完你的基本信息后，就要进入主题向相关人员阐述你的问题了。同学们在描述自己的问题时，一定要清晰明确，告诉老师和教职员工你所遇到的具体问题，让收件人快速了解这封邮件的目的才能提供给你适当的解决办法哦。
如果已经和老师或者教职员工前期沟通过，也最好在邮件中进行显示，能够帮助彼此提高效率。
正文内容表述：
I’m facing a problem here...
Regarding to the point mentioned before...
I'm writing to you for ask/enquire/check/confirm...
I would like to send you...
Please provide me with more details on...
如果是回复上一封邮件：
Following my previous email…
In my previous email...
Per my last email…
如果是得到对方的回复：
Appreciate your feedback.
Thank you for your advice.
如果你回复晚了：
I apologise for my late reply.
My apologies for the delay.
Sincere apologies for the delayed response.
Please excuse my delayed reply as I was...
6. 致谢落款
邮件写到末尾，也可以再次发出感谢表示礼貌哦：
Thank you for your support.
Appreciate your advice.
Thank you and I look forward to hearing from you.
最后就是落款了，别忘了第一个字母大写，下面举几个落款的例子：
Yours sincerely,
Best regards/wishes,
并且，在给老师和教职员工的电子邮件中，同学们也需要注意使用礼貌用语和正确的表达。
注意语气
同学们一定要注意，当你初次联系收件人时，应保持语气的严谨，做到不夸张，也不要加入过多的情感因素，并且要谨慎使用表情符号和语气词。
使用正确的标点符号
当你给对方发送邮件时，请确保使用正确的标点符号。如在英文语境中，标点符号应该是半角而非全角符号，请同学们一定要保持严谨性。
注意单词拼写
在专业的电子邮件中避免使用网络用语以及缩写，如用 “U” 代替 “you” ，用 “ASAP” 代替 “as soon as possible”等等，使用正确的拼写来表达对收件人的尊重是必不可少的。
检查语法
最后请阅读检查你的电子邮件，一定要提交正确的语法拼写，彰显出对收件人的尊重。
亲爱的同学们
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